Organizacja wydarzenia firmowego to z pozoru proste zadanie przecież wystarczy sala, catering i kilka atrakcji, prawda? Rzeczywistość jednak szybko weryfikuje ten scenariusz. Event firmowy, jeśli ma spełniać swoje cele: integracyjne, wizerunkowe czy motywacyjne wymaga dokładnego planu, doświadczenia i przemyślanej strategii. Jak więc zacząć, by nie przepalić budżetu i jednocześnie zorganizować coś naprawdę wartościowego?
Zdefiniuj cel wydarzenia – to oszczędza czas i pieniądze
Zanim pojawi się pierwszy pomysł na miejsce czy atrakcje, warto zadać sobie pytanie: dlaczego chcemy zorganizować event? Czy chodzi o integrację zespołu po intensywnym kwartale? Świętowanie rocznicy firmy? A może chcesz podkreślić nowy etap rozwoju marki?
Ustalony cel pomaga dobrać odpowiednią formę wydarzenia od kamiennej gali po swobodny piknik firmowy. I co najważniejsze pozwala zawczasu zrezygnować z elementów, które niczego nie wnoszą, a jedynie generują koszty.
Budżet – zacznij od tego, co najważniejsze
Nie da się ukryć budżet to jeden z najbardziej drażliwych tematów. I właśnie dlatego nie powinien być ostatnim krokiem. Najczęstszy błąd? Tworzenie wydarzenia “na oko”, a dopiero potem liczenie kosztów. W organizacji eventu firmowego kluczowe jest wyznaczenie priorytetów: na czym zależy nam najbardziej lokalizacja, prowadzący, scenografia, program?
Co ciekawe, współpraca z doświadczoną agencją eventową często… pozwala zaoszczędzić. Dobrze zaplanowany budżet to taki, który przewiduje bufory, negocjuje stawki i unika kosztownych błędów. Sprawdź, jak może wyglądać profesjonalna organizacja eventu firmowego z odpowiedzialnym podejściem.
Harmonogram i zespół nie wszystko musisz robić sam(a)
Czas to drugi najczęstszy wróg firmowych wydarzeń. Na początku wszystko wydaje się proste “mamy przecież trzy miesiące”, “jest czas”. A potem pojawiają się zmiany, komplikacje, decyzje do podjęcia… i nagle okazuje się, że deadline jest za rogiem.
Dlatego warto od razu wyznaczyć zespół projektowy (choćby kilkuosobowy) i stworzyć harmonogram. Profesjonalna agencja zadba o każdy etap od wyboru miejsca, przez współpracę z podwykonawcami, aż po logistykę w dniu wydarzenia. I zrobi to z dbałością o detale.
Emocje – najważniejszy składnik każdego wydarzenia
Po latach w branży wiemy jedno: to nie scenografia, catering czy prezenty zostają z uczestnikami na długo. To emocje. Dobrze zaprojektowany event firmowy angażuje wszystkie zmysły – zaskakuje, rozśmiesza, wzrusza, daje energię. Dlatego przy jego tworzeniu nie wystarczy exelowa lista zadań potrzebna jest historia.
Właśnie tak działamy w Emotions Events tworząc nie “wydarzenia na checklistę”, ale doświadczenia, które naprawdę łączą ludzi i budują relacje.
Event firmowy z głową (i sercem)
W świecie, gdzie wszystko przyspiesza, warto zatrzymać się na chwilę i zrobić coś, co naprawdę zostawi ślad. Organizacja eventu firmowego nie musi być źródłem stresu ani kosztowną pomyłką. Z odpowiednim podejściem, planem i partnerem, może stać się punktem zwrotnym dla całego zespołu.
